Tiedätkö organisaatiosi koko omaisuuden arvon – ei vain varaston? Inventaarion tekemisen uusi aika

Inventaario ei ole vain varastolista. Se on perusta koko omaisuuden elinkaaren johtamiselle; arvon kasvattamisesta kalusteiden fiksumpaan käyttöön ja kiertotalouteen. Tässä on uusi, jopa 50 % tehokkaampi* tapa tehdä inventaario, iso kuva mielessä.

Miten inventaario tehdään? Ei kuulosta organisaation irtaimen omaisuuden kanssa tekemisissä olevalle ammattilaiselle vaikealta kysymykseltä.

Mutta miten inventaariosta otetaan irti enemmän kuin vain listat varastoiduista tuotteista tai kalusteista? Vaikeampi kysymys, vaikka inventaariosta saatavan datan potentiaalin moni näkeekin.   

Parhaimmillaan inventaariosta rakentuu organisaatioille oma tieto- ja resurssipankki (jollaista peräänkuulutti myös sisustusarkkitehti Joanna Laajisto HS:n haastattelussa), jolla optimoidaan taloutta ja tilojen käyttöä, vältetään turhia hankintoja, rakennetaan kiertotalouden kautta vastuullisempaa liiketoimintaa ja tehostetaan  

Mutta vain, jos inventaario sisältää myös käytössä olevan omaisuuden: irralliset kalusteet, kiintokalusteet, varusteet, materiaalit ja rakennusosat. Ja vain, jos sitä johdetaan elinkaariajattelulla.

Miksi käytössä oleva omaisuus jää näkymättömäksi ja inventoimatta? 

Kalusteomaisuutta on tyypillisesti paljon, mutta tieto siitä on hajallaan eri järjestelmissä ja ihmisten päissä. Sitä ei inventoida. Erityisen helposti “unohtuvat” kalusteet, materiaalit ja tuotteet, joiden kirjanpitoarvo on nolla. Ne näyttävät arvottomilta, vaikka ne olisivat täysin käyttökelpoisia. Niissä on piilossa arvoa: sekä rahallista että käytännöllistä.  

Koska kokonaiskuvaa ei ole, käyttökelpoinen omaisuus päätyy varastoon tai poistoon liian aikaisin. Samalla huollon, siirtojen ja varausten hallinta on vain lista irrallisia (ja siten kalliimpia) toimenpiteitä, vaikka ne kaikki vaikuttaisivat samaan kokonaisuuteen. 

Lopputulos: unohtuneen omaisuuden arvo ja potentiaali jäävät huomiotta.  
Ratkaisu: inventaario, joka on osa kaiken omaisuuden elinkaariajattelua. 

5 askelta hyvän, kaiken kattavan inventaarion tekemiseen ja sen datan hyödyntämiseen 

1. Tunnista kaikki omaisuus, ei vain varastoidut tuotteet. Ota inventaarioon mukaan irralliset ja kiintokalusteet, varusteet, erilaiset materiaalit ja rakennustarvikkeet, jotka ovat toimitiloissa käytössä taivarastoissa.
2. Arvota tarvittaessa uudelleen ja anna nolla-arvoisille tuotteille arvo. Kirjanpidon nolla-arvo tai poistot ja todellinen käyttöarvo ovat usein kaksi eri asiaa.
3. Kirjaa tuotteiden ja tavaran kunto, ei vain niiden määrä. Inventaariosta ei saa kaikkea irti, jos se ei kerro mikä on hyväkuntoista ja suoraan käytettävää tai mikä huoltoa vaativaa.
4. Ota kuvat kalusteista ja tuotteista. Hyvät kuvat auttavat tilasuunnittelijoita ja sisustusarkkitehtejä hyödyntämään inventaarion laadukasta tietoa resurssipankkina tilaprojekteissa ja muutoissa.
5. Lisää tuotteiden ja kaulusteiden sijainti osaksi inventaariota. Tieto omaisuuden sijainneista on kaikelle logistiikalle ja huollolle tärkeää ja toimintaa huomattavasti tehostavaa tietoa. Tuotteita on helppo siirrellä yhden ohjelman sisällä.
6. Tee inventaariosta osa laajempaa kaiken käyttöomaisuuden elinkaaren johtamista. Yksittäinen inventaariokierros antaa tilannekuvan, mutta elinkaariajatteluun kytkettynä inventaario on sekä arkisen käytännön että strategisen johtamisen työkalu: se tukee hankintapäätöksiä, tehostaa tilaprojekteja ja vastuullisuustavoitteita pitkällä aikavälillä. 

Kun inventaario ja sen tuottama laajennettu tieto hyödynnetään perustana omaisuuden hallinnassa, tavaroista, kalusteista ja materiaaleista pidetään parempaa huolta. Poistettavaa, ostettavaa, kierrätettävää, varastoitavaa ja yllättäviä huoltoja on vähemmän. Rahaa, aikaa ja hermoja säästyy.

*Asiakkaamme todentama aikasäästö, kun inventaariossa siirryttiin käyttämään hELM1ä.