Jotta arvoa ei enää heitettäisi hukkaan: hELM1:n tarina ja missio
Kokemuksesta tiedämme, että kun saa näkyvyyden siihen mitä oma organisaatio omistaa, mikä sen arvo on ja miten sitä kannattaisi parhaiten hyödyntää, käyttöomaisuutta ei ajatella enää kulueränä, vaan arvona. Arvohan on ollut siellä koko ajan, kukaan ei vain nähnyt sitä. Tämän haluamme muuttaa ja siksi kehitimme hELM1-työkalun.
Tilaprojekteissa muutoista uusien tilojen rakentamiseen on (luvattoman) monia muuttujia. Me TRB:llä olemme kokeneet sen lukemattomia kertoa.
Kaksi tällaista monisyistä projektia käynnisti ajatuksen hELM1:stä ratkaisuna tilanteisiin, joissa tiedonpuutteesta ja useiden toimijoiden tiedostamattomasta päällekkäisyydestä voi pahimmassa tapauksessa syntyä kallis sekavuus.
Yksi näistä oli kansainvälisen kiinteistöalan yrityksen toimitilojen muutto, jossa vastasimme irtaimistosta. Vastuullisena ja taloudellisena toimijana asiakas halusi säilyttää ja hyödyntää mahdollisimman paljon olemassa olevia kalusteita. Olisipa ollut hELM1.
Toinen oli suuren kansainvälisen yhtiön toimistotilojen ja henkilöstöravintolan päivitys. Johdimme tilaprojektia, jossa suunniteltiin tiloja, hankittiin kalusteita, varastoitiin kalusteita, rakennettiin ja koordinoitiin kumppaneita sisustussuunnittelijoista urakoitsijoihin ja kalustetoimittajiin. Olisipa ollut hELM1.
Jos näissäkin projekteissa olisi ollut yksi, kaikki osapuolet helposti yhdistävä työkalu, olisi säästetty rahaa, työtunteja, kalusteita, rakennusmateriaaleja, varastotilaa, päästöjä ja hermoja. Tarvittiin hELM1.
Hajallaan oleva tieto on kallista
“Tämä ei ole hyvä. Valtava määrä potentiaalia menee hukkaan, jos ei tiedetä tarkalleen mitä omistetaan, missä kaikki kalusteet, laitteet ja varastoidut rakennusmateriaalit ovat ja mikä niiden arvo on. Ja erityisesti, jos ei mietitä systemaattisesti, miten hyödyntää sitä kaikkea parhaiten omassa toiminnassa tai kierrättämällä. Tämä täytyy ratkaista”, ajateltiin TRB-tiimissä.
Mitkä ovat omaisuuden hallinnan eli omistamisen haasteet?
Kiinteistöpäälliköt ja asset managerit: tieto on hajallaan ja kuluja kertyy
- Sekä tieto omistetusta tavarasta että itse käyttöomaisuus ovat usein hyvinkin hajallaan. Ihmisten päissä, Exceleissä, varastoissa, jossain nurkissa, jopa käytössä. Kokonaisuutta ei vain tiedetä ja siksi ostetaan uutta, tarpeettomasti.
- Omistetun tavaran oikea arvo on myös täysin näkymättömissä, koska on vain juoksevia kuluja hankinnoista, varastoinnista, huollosta, muutoista.
Suunnittelijat ja ostajat: olemassa olevaa on mahdoton löytää, saati käyttää
- Ei ole aidosti toimivia kanavia omaisuuden uudelleenkäyttöön eli sisäiseen tai ulkoiseen kierrätykseen. Käytettyjen tuotteiden ja materiaalien tarjonta on hajallaan: sisäiset varastot, purkukohteet, yksittäiset kauppapaikat.
- Millään työkalulla ei näe, mitä kaikkea on jo olemassa ja projekteihin hyödynnettävissä. Inventointilistoja saattaa olla, mutta kuvia tuotteista ja tietoa niiden kunnosta ei ole. On helpompaa valita uusi.
Organisaation toimintamalli ei (vielä) perustu kiertotalouteen kiinteän omaisuuden kohdalla. Se on lähinnä kiva lisä, jos se sattuu olemaan helppoa.
Yritysjohto ja urakoitsijat: varasto tuntuu kuluerältä
- Varastoissa & purkukohteissa makaa käyttökelpoista tavaraa, jota:
- ei saada omiin projekteihin kiertoon
- ei saada helposti myyntiin ulospäin
- Ylijäämä aiheuttaa kustannuksia (varastointi, hävitys). Käyttöomaisuus tuntuu lähinnä kuluerältä.
Kauppapaikat: kierrätykseen suunniteltu omaisuus on näkymättömissä
- Toimijat eivät näe yritysten kierrätykseen suunniteltua omaisuutta, saatikka sen tarkempaa luokittelua mistään. Kierrätyksen koordinointi on mahdotonta toteuttaa tehokkaasti.
hELM1 muuttaa käyttöomaisuuden kuluerästä arvoksi
Visio hELM1:n takana oli selkeä. Tarvittiin aivan uudenlainen tapa hallita ja käyttää omaisuutta arvosta käsin ja suunnitella circular-first ajatuksella, eri toimijat yhdistäen.
Tarvittiin työkalu, joka näyttää visuaalisesti organisaatioiden omaisuuden ja sen rahallisen arvon ja joka auttaisi hyödyntämään käyttökelpoista tavaraa, kierrättää tarpeetonta, välttää turhia ostoja ja toteuttaa tilaprojekteja tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Samalla se kertoisi, miten paljon rahaa tai päästöjä kierrätys voi säästää.
Kun hELM1 avaa kokonaiskuvan organisaation käyttöomaisuudesta:
- kiinteistöpäälliköt ja asset managerit voivat tehdä päätöksiä omaisuuden käytöstä, kierrätyksestä tai myynnistä oikean tiedon pohjalta
- suunnittelijat näkevät ennen uuden tilaamista, mitä on jo olemassa ja tilaprojekteihin hyödynnettävissä. Turhat hankinnat jäävät, sidottu pääoma vapautuu
- johto ja omistajat näkevät raporteista, paljonko säästetään euroja kun kierrätetään, paljonko saadaan myyntituloja kun kierrätetään, sekä tietoa siitä, mitkä kalusteet tai laitteet vaativat eniten huoltoa, mitkä ovat helpoimmin kierrätettäviä, mikä omaisuuden markkina-arvo on jne.
Näin näkymätön arvo materialisoituu
Prosessi on rakennettu, eli toimintamalli ja valmiit pohjat ovat hELM1ssä valmiina. Kaikessa yksinkertaisuudessaan se menee tällä hetkellä näin:
Inventaario
Kaikki omaisuus kirjataan mobiililla hELM1:n, suoraan toimitilassa tai varastossa. Jokaisesta tuotteesta tai materiaalista lisätään kuva, kunto, arvo ja sijainti samalla kertaa.
Kokonaiskuva
Inventaarion pohjalta kokonaisuus hahmottuu yksittäisistä kalusteista laitteisiin ja materiaaleihin. Kaikki samassa näkymässä, reaaliaikaisena tilanteena.
Sisäinen kierrätys
Vajaakäytössä oleva kaluste voidaan siirtää uuteen käyttöön tai tulevaan projektiin sisäisen markkinapaikan kautta. Uushankinta vähenee.
Tilaprojektien hallinta
Kaikki osapuolet samassa järjestelmässä sisustussuunnittelijoista projektitiimiin, urakoitsijoista logistiikkaan. Aina ajan tasalla.
Vaikutuksen mittaaminen
Jokainen valinta yksittäisen tuotteen kierrätyksestä uuden hankintaan voidaan arvioida euroina ja CO₂e-lukuina.
Lue lisää näistä vaiheista ja niiden työkaluista hELM1 Käyttöomaisuuden hallinta -ratkaisussa.
Maailmassa on liikaa tavaraa, jonka arvo odottaa näkyviin pääsemistä. hELM1 on työkalu siihen. Samalla se on iso askel kohti uudenlaista ajatusmaailmaa, jossa omistaminen on järkevää, vastuullista ja ennen kaikkea mahdollisimman kannattavaa.
Kuvat:
Toimistokuvat: TRB
Varastokuva: Arum Visuals